Organisation administrative et comptable des TPE et PME

Sécuriser les process

1. Identifier et séparer des fonctions;
2. Garantir les principes d’exhaustivité, de réalité, d’exactitude et d’indépendance des périodes;
3. Évaluer et affiner le contrôle interne;
4. Organiser et fiabiliser l’archivage physique des documents commerciaux et comptables;

Gérer le personnel et respecter le droit du travail

1. Convention collective : Assurer l’application des dispositions générales et particulières;
2. Règlement intérieur : Le rédiger ou le mettre à jour, le valider auprès de l’inspection du travail;
3. Procédures d’embauche : Établir la procédure, les pièces à produire, auditer les contrats;
4. Gérer les congés et absences : Mettre en place les formulaires et l’organisation;
5. Registres et affichages obligatoires : Vérifier la conformité légale de l’existant.

Préparer la clôture des comptes annuelles ou Cut-off

1. Déterminer la date de clôture des comptes annuelles en relation avec votre activité;
2. Identifier, justifier, évaluer et traiter les :
   • PAR. Produits A Recevoir : Factures à établir, intérêts courus à recevoir, indemnités d’assurance…
   • CAP. Charges A Payer : Factures non parvenues, intérêts courus non échus, Autres dettes et charges sociale et fiscale…
   • PCA. Produits Constatés d’Avance : Factures d’acomptes, abonnements, quittances de loyer…
   • CCA. Charges Constatés d’Avance : Achat de marchandises et services non encore réceptionnés…
   • Provisions : Pour risques, garantie données aux clients, litiges, à répartir, amendes et pénalités…
3. Lettrages et pointages des comptes clients et fournisseurs.

Mise en place d’un calendrier

1. Pour la réalisation des tâches par service et fonction, stratégique et opérationnelle;
2. Pour les obligations et déclarations fiscales, sociales et douanières;
3. Pour la production des tableaux de bord et indicateurs.

Classement et archivage

1. Personnaliser et identifier les documents, par fonction et nature;
2. Mettre en place un système de code couleur;
3. Définir les délais de conservation et de destruction par type de document;
4. Formaliser le système de classement et d’archivage;
5. Former et sensibiliser vos équipes.